Dokumente klassifizieren
Die Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten ist für das Automatisieren Ihrer Dokumentenprozesse ein wichtiger Baustein. Dadurch steuern Sie automatisch und zielsicher die Verteilung der Dokumente zur weiteren Bearbeitung im HABEL Workflow. Zudem können die ausgelesenen Informationen an andere Systeme übergeben werden.
Automatischer Abgleich mit ERP System
Die erfassten Daten können automatisch mit Werten aus dem ERP-System abgeglichen werden. Rechnungen können so automatisch geprüft werden und direkt an das FiBu-System zur Verbuchung übergeben werden. Außerdem kann ein Workflow angestoßen werden, so dass das Dokument automatisch einem Mitarbeiter zur Bearbeitung bereitgestellt wird. Fehler, bspw. durch fehlerhafte Eingaben von Mitarbeitern, können durch das automatische Auslesen deutlich reduziert werden.
Intelligente Erkennung der Dokumentenart
HABEL sucht nach Signalwörtern, welche bereits vordefiniert sind. Signalwörter sind gängige Begriffe, welche auf den meisten Dokumenten zu finden sind, bspw. Rechnungsnummern, Lieferdatum, etc. Unterschiedliche Schreibweisen der Signalwörter, bspw. Abkürzungen oder Bindestriche, werden dabei ebenfalls berücksichtigt. Jeder Anwender ist zudem in der Lage, weitere Signalwörter zu ergänzen.
Anpassung an kundenspezifische Besonderheiten
Alternativ können Templates für einzelne Lieferanten oder Kunden hinterlegt werden. Mit diesen werden auf Dokumenten eines Lieferanten oder Kunden Bereiche markiert, in denen bestimmte Informationen zu finden sind. Sobald beim Einlesen ein Kunde oder Lieferant erkannt wird, kommt bei der Indexierung der Daten das Template vollautomatisch zum Einsatz. Damit ist HABEL in der Lage auf kundenspezifische Besonderheiten einzugehen.
„HABEL passt perfekt, weil es unsere Rechnungsabläufe und die gesamte Dokumentenablage entscheidend optimiert hat.“
Cosimo Calabria, Prokurist und Leiter Finanzen bei BBW Lasertechnik