Digitale Personalakte

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Digitale Personalakte 2017-08-29T16:45:31+00:00

Wo gehabelt wird…

…haben Sie Ihre Personalakten schnell und sicher im Griff.

Digitale Personalakte

“HABEL passt perfekt, weil es mit unserem Warenwirt­schaftssystem (DINAS) kombinierbar ist und diese beiden Systeme optimal verbunden sind. Dadurch ergeben sich für uns viele Vorteile und eine deutliche Erleichterung bei der Archivierung.”

Andreas Graßmair, Geschäftsführer der Transport Service GmbH

Ihre Möglichkeiten

Mit der digitalen Personalakte können Sie ganz einfach und schnell Personalakten erstellen. Zuerst lassen Sie sich alle Dokumente der Datenbank anzeigen, anschließend können Sie die Treffer ganz einfach über den Namen des Mitarbeiters oder dessen Personalnummer eingrenzen. Es erscheinen nur noch die Treffer zum jeweiligen Mitarbei­ter. Sortieren Sie nach Belegart, ist die komplette Perso­nalakte fertig. Das geht nicht nur mit einem Mitarbeiter, sondern Sie können auf diesem Weg auch die Personal­akten für ganze Abteilungen oder sogar das ganze Unter­nehmen erstellen.

Es können Benach­richtigungen bspw. per E-Mail versandt werden, wie Jubiläen oder Geburtstage. Der Rhythmus der Benachrichtigung kann jährlich, alle 5 Jahre oder alle 10 Jahre erfolgen.

Dokumente werden mit der Verschlüsselung von HABEL archiviert. Ein Öffnen der Dokumente ist nur mit entspre­chender ldentifizierung(ssoftware) möglich. Diese ist aus­schließlich an definierten Arbeitsplätzen einsetzbar. Admi­nistratoren haben somit ebenfalls keinen Zugriff auf die so archivierten Personaldokumente, damit sind diese vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Die digitale Personalakte ist direkt in Ihr HABEL Dokumentenmanagement integriert, die Daten werden allerdings in einer eigenständigen Datenbank gespeichert. Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, kann eine Identifiezierungssoftware installiert werden. So ist der Zugriff ausschließlich über definierte Arbeitsplätze möglich. Auch Administratoren haben so keinen Zugriff auf die Personaldokumente. Somit sind diese komplett vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

Ihre Vorteile

Alles auf einen Blick.
  • Zeit- und Platzersparnis im Personalbüro durch elekt­ronische Personalunterlagen, die mit HABEL schnell und einfach aufgerufen werden können.

  • Gesicherter Zugriff durch separate Datenbank, Ver­schlüsselung und Zugriffsrechtesteuerung.

  • Automatische Erinnerungsfunktion für bestimmte Ereignisse wie z. B. Jubiläum, Ablauf der Probezeit, Löschung von Abmahnungen.

  • Die vordefinierten Belegarten und Suchkriterien sind aus zahlreichen Praxisbeispielen entstanden, das System ist dadurch schnell einsatzbereit, der Konfigurationsaufwand ist dabei gering.

  • Das hohe Sicherheitsniveau kann durch zusätzliche Verschlüsselungsmöglichkeiten erweitert werden.

Sensible Personaldokumente durch HABEL bestmöglich geschützt

Personalakten sind sensible Daten. Diese sollten nicht all­gemein zugänglich und besonders sorgfältig aufbewahrt werden, damit das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters nicht verletzt wird. Diese Grundsätze gelten für klassische wie auch digitale Akten und sind mit der digitalen Personalakte einfach und bequem einzu­halten. Durch eine eigenständige Datenbank werden die sensiblen Personaldokumente vor unberechtigten Zugriffen gesichert. Durch die Integration einer Verschlüsselungssoftware kann die Sicherheitsstufe zusätzlich erhöht werden. Aber nicht nur der Zugriff, sondern auch die Erinnerungen an Termine oder Mitarbeiterjubiläen werden mit HABEL professionell verwaltet.

Benachrichtigungen

In der digitalen Personalakte sind alle Belegarten und Suchkriterien des Personalwesens vordefiniert. Die Archivie­rung erfolgt über die üblichen Erfassungsprogramme von HABEL. Täglich wird geprüft, ob Termine wie z. B. Mitarbei­terjubiläen erreicht wurden und der hinterlegte Sachbear­beiter darüber informiert wurde. Eine Reihe an Benachrich­tigungsdiensten ist bereits im Standard enthalten.