E-Rechnung

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E-Rechnung 2017-03-24T15:21:56+00:00

Wo gehabelt wird…

…lässt sich die elektronische Rechnungsabwicklung ganz einfach und sicher automatisieren.

E-Rechnung

„Wir konnten binnen 4 Monaten nach Einführung bereits 19 % aller Rechnungen elektronisch an unsere Kunden verschicken. Damit sparen wir ca. EUR 1.000,- pro Jahr. Tendenz steigend“

Christina Schmaus , IT-Leiterin bei der Ziegelwerk Waldsassen AG

Elektronischer Rechnungsversand

Erstellen einer Rechnung im ERP oder Fibu-System.

Die Rechnung wird via COLD-Schnittstelle archiviert. Dabei prüft das ERP-System ob die Rechnung für den E-Rechnungsprozess freigegeben ist.

Mit der Archivierung erolgt auch die Übergabe der benötigten IDX Daten.

Es wird eine automatische E-Mail generiert, deren Text frei wählbar ist. Dieser wird die Rechnung als PDF und bei Bedarf weitere Begleitdokumente angefügt.

Es wird eine automatische E-Mail generiert, deren Text frei wählbar ist. Dieser wird die Rechnung als PDF und bei Bedarf weitere Begleitdokumente angefügt.

Elektronischer Rechnungsempfang

Wir empfehlen Ihnen für den Empfang der Rechnungen eine seperate E-Mail Adresse einzurichten.

Teilen Sie Ihren Lieferanten die E-Mail Adresse für Rechnungen mit.

Alle eingehenden E-Mails werden von HABEL automatisch archiviert. Falls gewünscht, können diese zusätzlich in einen Workflow geleitet werden.

Die Rechnungen stehen so unmittelbar nach Eingang zur Verfügung und gehen nicht mehr verloren. Eine schnelle Bearbeitung mit weniger Aufwand ist gewährleistet, Skontofristen können eingehalten werden.

Ihre Vorteile

Alles auf einen Blick.

… für den Rechnungssteller

  • Erhebliche Kostensenkung durch die Einsparung von Papier, Toner, Briefpapier, Porto

  • Entlastung Ihrer Mitarbeiter

  • Liquiditätssteigerung durch schnellere und direkte Zustellung

  • Steigerung des Kundenservices, da Rechnungen direkt bei Ihrem Ansprechpartner ankommen

  • 100% Einhaltung der rechtlichen Vorgaben

… für den Empfänger

  • Minimierung des internen Kopier- und Verteilaufwandes

  • Keine Digitalisierung der Eingangsrechnungen mehr erforderlich

  • Mehr Transparenz und Sicherheit im Freigabeprozess

  • Steigerung des Kundenservices, da Rechnung direkt bei Ihrem Ansprechpartner ankommen

Tipps zur Einführung

  • Holen Sie die Zustimmung Ihrer Kunden für die elek­tronische Rechnungszustellung ein. Wir empfehlen dies mit Angabe der E-Mail-Adresse auf schriftlichem Weg zu tun.
  • Hinterlegen Sie diese E-Mail-Adresse im ERP/Fibu­System für den Rechnungsempfang.
  • Machen Sie bei jedem Kunden einen Testversand und lassen Sie sich den Empfang bestätigen bevor Sie mit dem Versand der Rechnungen offiziell beginnen.
  • Weisen Sie auf Papierrechnungen auf die Vorteile der E-Rechnung hin und steigern Sie kontinuierlich Ihre Quote.

E-Rechnungen

Die oben genannte Richtlinie stellt die elektronischen Rechnungen den Papierrechnungen gleich. Bitte beachten Sie folgende Punkte bei der Einführung Ihrer E-Rechnungslösung:

  • Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Rechnungsempfang zustimmen

  • E-Rechnungen müssen in einem elektronischen For­mat ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden

  • Menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein

  • Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit müs­sen sicher gestellt sein

  • Alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Steu­erabzug müssen vorhanden sein