Geschäftsleitungs-Archiv

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Geschäftsleitungs-Archiv 2017-03-24T15:23:14+00:00

Wo gehabelt wird…

…können Dokumente vor unbefugten Zugriffen geschützt werden.

Geschäftsleitungs-Archiv

„Mit dem GF Archiv von HABEL haben wir eine Plattform, auf welcher die Geschäftsführerebene unserer Firmengrup­pe auf vertrauliche Informationen zugreifen kann.“

Klaus Michelfelder, Geschäftsführer MICHELFELDER Holding & Service GmbH

Ihre Möglichkeiten

Dokumente werden mit der Verschlüsselung von HABEL archiviert. Ein Öffnen der Dokumente ist nur mit entspre­chender Identifizierung (Software) möglich. Diese ist aus­schließlich an definierten Arbeitsplätzen einsetzbar und muss separat erworben werden. Administratoren haben somit ebenfalls keinen Zugriff auf die so archivierten Ge­schäftsführungsdokumente, damit sind diese vor unbe­rechtigtem Zugriff geschützt.

Eine komfortable Lösung ist der selbstlernende Projekt­stamm für Projektnummern und -namen. HABEL vervoll­ständigt bei der Archivierung schon einmal verwendete Projektnamen und -nummern selbstständig mit Hilfe des mitgelieferten Stammdateneditors von HABEL. Dies erleichtert die saubere Zuordnung zu einem Projekt und sorgt für vollständige Projektakten. Zusätzlich kann man den Projektstamm über den Stammdateneditor weiter bearbeiten.

Die Wiedervorlage erinnert an Termine und Fälligkeiten. Sie kann einfach beim Archivieren aktiviert werden. Die Erinnerung erfolgt beispielsweise per E-Mail. So können Erinnerungen auch komfortabel von unterwegs per Smart­phone oder Tablet empfangen werden.

Das Geschäftsleitungs-Archiv ist direkt in Ihr HABEL Dokumentenmanagement integriert, die Daten werden allerdings in einer eigenständigen Datenbank gespeichert. Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, kann eine Identifizierungssoftware installiert werden. So ist der Zugriff ausschließlich über definierte Arbeitsplätze möglich. Auch Administratoren haben so keinen Zugriff auf die Dokumente der Geschäftsführung. Somit sind diese komplett vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

Ihre Vorteile

Alles auf einen Blick.
  • Zeit- und Platzersparnis in den Geschäftsführungsbüros durch elektronische Unterlagen, die mit HABEL schnell und einfach aufgerufen werden können.

  • Gesichteter Zugriff durch separate Datenbank, Verschlüsselung und Zugriffsrechtesteuerung

  • Die vordefinierten Belegarten und Suchkriterien sind aus zahlreichen Praxisbeispielen entstanden, das System ist dadurch schnell einsatzbereit, der Konfigurationsaufwand ist dabei gering.

Standardbelegarten

  • Lohn/ Gehalt
  • Finanzen/ Controlling
  • Projekte
  • Recht
  • Gremium/ Protokoll
  • Statistik/ Auswertung
  • Korrespondenz GL
  • Vertrag

Kompaktes und übersichtliches GF Archiv

Unsere Kunden setzen HABEL Dokumentenmanagement ein, um alle Dokumente im Unternehmen revisionssicher zu archivieren, jederzeit darauf zugreifen zu können und die Transparenz der Prozesse zu erhöhen. Für Dokumente der Geschäftsführung gilt der letzte Punkt jedoch nicht. Diese sollen sicher vor dem Zugriff durch Unbefugte archi­viert werden. Das kompakte und übersichtliche GF Archiv von HABEL vereint den vollständigen Komfort des HABEL Dokumentenmanagements mit der nötigen Sicherheit für die sensiblen Dokumente der Geschäftsleitung. Durch eine eigenständige Datenbank werden die sensiblen Dokumente gesichert. Die Integration einer Verschlüsse­lungssoftware erhöht die Sicherheitsstufe zusätzlich. Ex­terne Lizenzen sind hierbei nicht im Paket enthalten.

Keine weiteren Programme nötig

Im leicht bedienbaren HABEL GF Archiv ist eine Auswahl an Belegarten und Suchkriterien vordefiniert. Diese kön­nen den jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Die Archivierung erfolgt über die üblichen Erfassungsprogramme von HABEL, so müssen keine neuen Programme installiert oder administriert werden. Für sensible Papier­dokumente empfehlen wir einen separaten Scanplatz. Eine Scanlizenz ist hierfür im Paket enthalten.