Vertragsmanagement

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Vertragsmanagement 2017-03-24T15:23:35+00:00

Wo gehabelt wird…

…sind Verträge auf Knopfdruck abrufbar.

Vertragsmanagement

“HABEL passt perfekt, weil unsere kaufmännischen Prozesse transparent und effizient organisiert sind. Über 120 Laufmeter Aktenordner haben wir dadurch gewonnen und die absolute Sicherheit alle Verträge und Vereinbarungen sicher eingeHABELt zu wissen. Ein gutes Gefühl!”

René J. Eberhard, Head SAP & CRM bei der SITAG AG

Vertragserfassung

Für die Erfassung der Verträge stehen vordefinierte, in der Praxis bewährte Suchkriterien zur Verfügung. Es handelt sich dabei um für Verträge wichtige Informationen, die zum einen als Basis für die Berechnung des Benachrichtigungszeitpunktes herangezogen werden, aber auch für Auswertungen etc. zur Verfügung stehen.

Um die Erfassung der Verträge zu vereinfachen, reagieren die Felder dynamisch auf die Auswahl der Vertragsmodalitäten. Das bedeutet, je nach ausgewählter Modalität werden Felder zu Pflichtfeldern oder für die Eingabe deaktiviert. So wird die Erfassung vereinheitlicht und Fehler ausgeschlossen.

Im Standard sind sieben verschiedene Vertragsmodalitäten hinterlegt, die Stand heute die häufigsten Konstellationen an Verträgen abdecken:

  • befristet, vorzeitig kündbar
  • befristeter Vertrag (mit Verlängerungsmöglichkeit)
  • befristeter Vertrag (ohne Verlängerungsmöglichkeit)
  • einmaliges Ereignis (ohne Erinnerung)
  • unbefristeter Vertrag
  • unbefristeter Vertrag (ohne Erinnerung)

Darüber hinaus sind Prüfregeln hinterlegt, die prüfen, ob alle zum Vertrag wichtigen Kriterien eingebunden sind und diese auch – soweit spürbar – plausibel sind.

Wann welche Benachrichtigungen erfolgen, ist von folgenden Kriterien abhängig:

  • Ausfertigungsgrund
  • Vertragsmodalität
  • Kündigungs-/ Verlängerungsfrist
  • Ankündigung in Wochen
  • Ansprechpartner
  • Erweiterungsmöglichkeiten in Verbindung mit dem Workflow

Das Vertragsmanagement kann auch als Controlling-ln­strument zur Übersicht über die Risiken, Kosten etc. der vorhandenen Verträge genutzt werden. Hierzu stehen die Felder:

  • Bewertung der Verträge
  • Bewertung der Vertragspartner
  • Vertragsrisiko
  • Kosten/Erträge
  • Zahlungsart/-intervall zur Verfügung

Das Vertragsmanagement ist direkt in Ihr HABEL Dokumentenmanagement integriert, die Daten werden allerdings in einer eigenständigen Datenbank gespeichert. Der Zugriff auf die Verträge lässt sich auf autorisierte Personen beschränken, um die Dokumente vor unerwünschten Zugriffen zu schützen. Die Rechtverwaltung liegt hierbei ganz in Ihren Händen.

Ihre Vorteile

Alles auf einen Blick.
  • Zeit- und Platzersparnis durch elektronische Ablage der Verträge, die mit HABEL schnell und einfach aufgerufen werden können

  • Automatische Erinnerung an Kündigungstermine, hinfällige Verträge geraten nicht mehr in Vergessenheit, auslaufende Verträge können rechtzeitig verlängert werden

  • Die vordefinierten Belegarten und Suchkriterien sind aus zahlreichen Praxisbeispielen entstanden, das System ist dadurch schnell einsatzbereit, der Konfigurationsaufwand ist dabei gering

  • Keine Kopien mehr nötig

  • Mit dem Vertragscontrolling ist eine Bewertung der Verträge und der dazugehörigen Risiken möglich

Standardbelegarten*

  • Mantelvereinbarungen
  • Miet/Pachtvertrag
  • Rahmenvertrag
  • Leasingvertrag KFZ
  • LiefVertr. Rohstoffe
  • LiefVertr. Teile
  • Leasing Maschinen
  • Handelsvertr. Vertrag
  • Vermietung
  • Garantievertrag
  • Fernwartungsvertrag
  • Leasingvertr. Hardw.
  • Wartungsvertr. Hardw.
  • Leasingvertr. Softw.
  • Wartungsvertr. Softw.
  • Darlehensvertrag
  • Arbeitsvertrag
  • Befr. Arbeitsvertrag
  • Patentvereinbarung
  • Geheimhaltungsvertrag
  • Versicherungen
  • Markenlizenz Vertrag

*Auszug

Alle Verträge im Überblick behalten

Kaufvertrag, Mietvertrag, Leasingvertrag, Dienstleistungsvertrag, Outsourcingvertrag, Arbeitsvertrag, etc. – haben Sie den Überblick über alle abgeschlossene Veträge?

Das HABEL Vertragsmanagement ist die Lösung, Verträge optimal in Bezug auf Fälligkeit, Verlängerung und Kündi­gung zu verwalten oder sich auf Knopfdruck alle Verträge übersichtlich anzeigen zu lassen. Das Programm findet seinen Einsatz dort, wo Laufzeiten und Termine von Doku­menten überwacht werden müssen. Damit erreichen Sie, dass keine Kündigungstermine von Verträgen verpasst werden, keine Verträge sich einfach nur automatisch ver­längern und Sie über auslaufende Verträge rechtzeitig in­formiert werden.

In einem sinnvollen Vertragsmanagement ist es unerheb­lich, um welche Vertragsart es sich handelt, vielmehr ist das wichtigste Kriterium der Kündigungszeitpunkt. In HABEL wird für die Verwaltung der Verträge idealerweise eine separate Datenbank angelegt, welche die gängigsten Vertragsarten bereits als Belegarten definiert hat.

Einfache Verwaltung

HABEL bietet eine Auswahl der am häufigsten verwende­ten Suchkriterien im Standard mit an. Die Verwaltung der Verträge ist sehr einfach. Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag archiviert. Dabei werden alle relevanten Da­ten erfasst: Vertragspartner, Betreff /Vertragsgegenstand, Vertragsnummern, Kündigungstermine und -rhythmen so­wie weitere Informationen, die für das spätere Finden und den Überblick wichtig sind. Ein spezielles Augenmerk wird auf die Kündigungstermine gelegt. Rechtzeitig wird der Sachbearbeiter über den Kündigungszeitpunkt, per E-Mail oder Workflow, informiert. Der Mitarbeiter kann rechtzei­tig auf die Termine reagieren.