Belegleser

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Belegleser 2017-03-24T15:10:19+00:00

Wo gehabelt wird…

…können Inhalte einfach und schnell eingescannt und ausgelesen werden.

Belegleser

„HABEL passt perfekt, weil es unsere Rechnungsabläufe und die gesamte Dokumentenablage entscheidend optimiert hat. Das liegt zum einen an der hervorragenden und partnerschaft­lichen Zusammenarbeit und zum anderen an der Flexibilität und Einfachheit der Software.“

Cosimo Calabria, Prokurist und Leiter Finanzen bei der BBW Lasertechnik GmbH

Scan-Prozess

Der HABEL Belegleser übernimmt das Erfassen eingehen­der Dokumente für Sie. Beim Scan der Belege liest er diese aus und erfasst dabei Daten, wie z. B. Lieferant/Kunde, Datum, Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Artikel, Stückzahlen, Preise und Rechnungsbeträge. Beim Scan müssen die Belege weder vorsortiert noch mit Barcodes oder Trennblättern versehen werden, der Belegleser arbeitet hier vollautomatisch.

Die erfassten Indexkriterien können anschlie­ßend automatisch mit Werten aus dem ERP-System abge­glichen werden, z. B. für eine automatische Rechnungsprü­fung

Der Scan kann dann direkt an ein FiBu-System zur Verbuchung übergeben werden.

Ihre Vorteile

Alles auf einen Blick.
  • Durch das automatische Auslesen der Dokumente wird die Zeit für das manuelle Indexieren eingespart, außerdem werden Fehler vermieden.

  • Durch die Nutzung von Stammdaten ist eine einheitliche Indexierung gewährleistet

  • Sämtliche Dokumente kommen nach dem Einscan­nen in einen Workflow, dadurch ist eine Bearbeitung sichergestellt. Termine/Fristen können besser über­wacht bzw. eingehalten werden.

  • Für Stammlieferanten bzw. -kunden können Templa­tes hinterlegt werden, dadurch können lieferanten- ­bzw. kundenspezifische Besonderheiten auf den Do­kumenten besser berücksichtigt werden.

  • Sie können vom BL50 auf den BL100 und anschlie­ßend auf den Belegleser upgraden.

Beleginterpretation mit Templates

Templates sind Schablonen, die für Lieferanten/ Kunden hinterlegt werden. Diese definieren Bereiche, in denen die auszulesenden Begriffe und Werte zu finden sind. Damit ist HABEL in der Lage, auf alle kundenspezifischen Besonderheiten einzugehen. Nach der Identifizierung des Lieferanten/Kunden wird festgestellt, ob eine Schablone, zu diesem vorliegt. HABEL liest alle definierten Daten, wie Belegnummer, Beträge, Bestellnummern etc. aus und stellt diese zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Auch Positionsdaten wie z. B. Menge, Artikel und Betrag werden so ausgelesen.

Beleginterpretation mit Freiform

HABEL sucht nach Signalwörtern, welche bereits vorde­finiert sind, um die gewüschten Begriffe und Werte in unmittelbarer Nähe auslesen zu können. Signalwörter könnten beispielsweise Rechnung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein, für Positionsdaten z. B. Artikel-Nr. oder Positions-Nr. sein. Jeder Anwender ist in der Lage, weitere Signalwörter zu ergänzen.
Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die vorgegebenen In­dexkriterien (vordefinierte Felder) gefüllt sind und ob die Daten vollständig ausgelesen wurden. Dabei ist es mög­lich, auch Prüfregeln zu hinterlegen, die Fehler vermeiden, wie z. B. dass das Füllen des Indexkriteriums „Datum“ nur numerisch sein darf. Nach dieser Prüfung kann ein Ab­gleich der erkannten Werte mit den Bestandsdaten aus den ERP/ FiBu-System folgen.
Mit dem Belegleser bietet HABEL ein mächtiges Instru­ment, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Damit können Unternehmen die Effizienz ihrer Organisation erheblich steigern.

Diese Informationen werden ausgelesen:

  • 1. Name und Anschrift von Empfänger und Ausstelle

  • 2. Steuernummer

  • 3. Ausstellungsdatum

  • 4. Rechnungsnummer

  • 5. Menge und Art der gelieferten Waren/Leistungen

  • 6. Lieferdatum

  • 7. Nettobetrag

  • 8. Steuersatz