E-Mail-Archivierung

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E-Mail-Archivierung 2017-03-24T15:07:16+00:00

Wo gehabelt wird…

…können E-Mails schnell und einfach archiviert werden.

E-Mail-Archivierung

“Ein Großteil unserer Auftragskorrespondenz wird per Mail geführt. Bei über 7.700 Lieferungen täglich ist die Ablage eine echte Herausforderung. Mit der HABEL-E-Mailarchivierung haben wir für unsere 320 Mit­arbeiter eine sichere und einfache Lösung gefunden.”

Peter Krüttli, IT Operations Manager bei der Antalis AG

Ihre Vorteile

Alles auf einen Blick.
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen: Unternehmen sind verpflichtet alle steuerrelevanten Daten in ma­schinell auswertbarer Form vorzeigbar aufzubewahren. Dies trifft auch auf E-Mails und deren Dateianhänge zu. HABEL bietet manipulationssichere Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen.

  • Schutz vor E-Mail-Datenverlust: Durch Archivierung werden E-Mails geschützt, sonst können Sie durch unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren gehen.

  • Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern: Im Laufe der Zeit sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je nach Größe der Anhänge, wird entsprechender Speicherplatz belegt. Archivierte E-Mails können aus den Postfächern gelöscht werden, dadurch wird erheblicher Speicherplatz auf den Servern eingespart.

  • Informationsfluss und Transparenz: Archivierte Mails ergänzen Vorgänge mit Informationen und erhöhen dadurch den Informationsfluss und die Transparenz der internen Prozesse.

Folgende E-Mail-Systeme werden unterstützt

Automatische Archivierung

  • MS Exchange*
  • Lotus Domino
  • Tobit David
  • POP3

Manuelle Archivierung

  • MS Outlook
  • Lotus Notes
  • Tobit David
  • Mozilla Thunderbird

Automatische E-Mail-Archivierung

Bei der automatischen Archivierung werden alle E-Mails, di­rekt nach ihrem Eingang auf dem E-Mailserver, im Original­format in HABEL übertragen. Gleiches gilt für ausgehende E-Mails. Je nach System wird jede E-Mail nur einmal archi­viert. Die Archivierung kann zentral auf dem Server, selektiv beim Ein- und/oder Ausgang der E-Mail oder zeitversetzt erfolgen. Damit ist sichergestellt, dass alle E-Mails manipu­lationsfrei in HABEL übertragen werden. Zur Indexierung werden aus der E-Mail die Informationen: Datum, Betreff, Absender- bzw. Empfängermailadresse übernommen. Hier sollten jedoch Spamfilter eingesetzt werden, welche uner­wünschte E-Mails von der Archivierung aussortiert. So kann unnötig belegter Speicherplatz eingespart werden.

Zudem gibt es noch Möglichkeiten Regeln für die Archivierung zu definieren. Beispielsweise kann konfiguriert werden, dass nur bestimmte Postfächer archiviert werden bzw. können bestimmte Postfächer von der Archivierung ausgeschlos­sen werden. Auch kann innerhalb der Postfächer definiert werden, welche Ordner bzw. Unterordner archiviert werden sollen. Üblicherweise werden die E-Mails inkl. Anhänge im Originalformat archiviert. Optional können Anhänge ausgelöst, separat archiviert und zur Weiterverarbeitung, z. B. mit dem Postkorb, bereitgestellt werden.
Optional bei MS Exchange: Anhänge können aus den E-Mails extrahiert und separat archiviert werden. Die Anhänge werden durch Verlinkungen ersetzt, dadurch wird der Speicherverbrauch auf dem Exchange-Server reduziert.

Manuelle E-Mail-Archivierung

Hier entscheidet der Anwender selbst, welche E-Mails archiviert werden und welche nicht. Die Archivierung der E-Mails erfolgt über einen Funktionsbutton. Die E-Mails werden inkl. Anhänge im Originalformat archiviert. Alternativ können Anhänge separat im Originalformat archiviert werden. Auf Wunsch können die komplette E-Mail, alle Anhänge oder alle Anhänge und der Nachrichtentext im Postfach automatisch gelöscht werden. Zur lndexierung werden aus der E-Mail die Informationen: Datum, Betreff, Absender- bzw. Empfängermailadresse automatisch übernommen. Der Anwender kann bei der Archivierug weitere Indexkriterien hinzufügen.